La merma no es un solo problema: es el resultado acumulado de caducidades, daños, diferencias, errores y movimientos que la farmacia no detectó a tiempo. Reducirla empieza por distinguir su causa y asignarle una acción concreta.
Qué se considera merma y por qué conviene separarla
Llamar merma a toda diferencia impide encontrar la causa. Una caducidad, un producto dañado, un error de recepción y un faltante físico afectan el inventario de forma distinta y requieren controles diferentes.
Registra el valor a costo y no solo el número de piezas. Así puedes priorizar los eventos con mayor impacto económico y evitar que muchos incidentes pequeños oculten una pérdida relevante.
- Caducidad o deterioro.
- Daño durante recepción, almacenamiento o manejo.
- Diferencia entre existencia física y registrada.
- Salida, devolución o ajuste sin evidencia suficiente.
Cómo construir una línea base de merma
Define un periodo estable, suma las bajas y ajustes negativos a costo y compáralos con el inventario manejado o las ventas del mismo periodo. La métrica debe conservar el mismo criterio para observar tendencia.
Segmenta por sucursal, familia, causa, responsable del registro y antigüedad. El objetivo no es culpar, sino localizar el punto del proceso donde se pierde control.
- Usa un catálogo breve y obligatorio de causas.
- Conserva fecha, producto, lote, cantidad y costo.
- Separa ajustes investigados de diferencias pendientes.
Buenas prácticas para reducir pérdidas
Aplica FEFO para dar salida primero a los lotes con vencimiento más cercano, revisa recepciones contra documentos y realiza conteos cíclicos según riesgo. Los productos de alto valor, alta rotación o historial de diferencias necesitan mayor frecuencia.
Configura responsables y evidencia para bajas, devoluciones y ajustes. Una autorización no reemplaza la trazabilidad: cada cambio debe explicar qué ocurrió y cómo se resolvió.
- Alertas con anticipación suficiente para actuar.
- Zonas claras para producto dañado, devuelto o no disponible.
- Conteos cíclicos sin esperar al inventario anual.
- Revisión semanal de excepciones y causas repetidas.
Errores frecuentes que mantienen la merma oculta
Corregir existencias sin clasificar la causa hace que el número vuelva a cuadrar, pero elimina la posibilidad de prevenir la repetición. También es un error medir solo caducidades e ignorar daños, recepciones incompletas y devoluciones mal cerradas.
Comprar de más para evitar faltantes puede trasladar el problema hacia sobreinventario y vencimientos. La disponibilidad debe equilibrarse con rotación, cobertura y tiempo de reposición.
- Ajustar sin evidencia ni responsable.
- Mezclar producto vendible con producto retenido.
- Revisar únicamente al cierre de mes.
- Usar el precio de venta para estimar toda pérdida operativa.
Checklist semanal de control de merma
Una revisión breve y constante funciona mejor que una investigación tardía. Asigna dueño y fecha de resolución a cada excepción relevante.
- Revisar próximos vencimientos y lotes sin salida.
- Validar ajustes negativos y devoluciones abiertas.
- Contar productos críticos o con diferencias recurrentes.
- Comparar merma por causa, valor y sucursal.
- Documentar la acción preventiva para los casos principales.